La gestion des documents et des archives est un processus crucial au sein des organisations. Afin de pouvoir fonctionner efficacement, accomplir leur mission et se conformer aux lois et règlementations en vigueur, celles-ci doivent se doter des outils nécessaires à l’organisation de leur information.

Grâce à un survol des approches et outils utilisés dans le domaine, cette formation propose de vous rendre autonomes au niveau de la gestion documentaire au sein de votre organisation. Comme la majorité des documents produits et reçus à notre époque sont de format numérique, la formation portera principalement sur la gestion des documents numériques. Cependant, nous aborderons également les enjeux propres aux documents papiers, particulièrement en lien avec les archives historiques.

À qui s’adresse cette formation ?

Cette formation s’adresse à tout organisme ou individu devant gérer de l’information sous forme de documents et n’ayant pas encore de programme de gestion documentaire en place.

La clientèle cible est donc très diversifiée, allant des organismes publics aux entreprises, en passant par les OSBL et les travailleuses et travailleurs autonomes.

Objectifs

• Être apte à organiser efficacement les documents au sein de son organisation pour en assurer l’accès rapide ainsi que la sécurité
• Faire usage des outils de gestion documentaire tels qu’un plan de classification et un calendrier de conservation
• Se familiariser avec le processus de déclassement (tri des documents dans le but de détruire ceux dont la durée de vie est terminée et archiver ceux qui possèdent une valeur historique)
• Assimiler les notions d’archivistique nécessaires à la conservation des documents
• Jeter les bases d’un programme de gestion autonome des documents

Éléments de contenu 

• Introduction à gestion des documents et des archives
• Les outils de la gestion documentaire (Plan de classification, Calendrier de conservation, etc.)
• Le cycle de vie des documents
• Les archives historiques (leur conservation et leur diffusion)

Approches pédagogiques

• Présentations magistrales
• Présentation visuelle (Excel ou Prezi)
• Tableaux synthétiques
• Atelier pratique sous forme de quizz
• Période de questions/réponses

Logistique et déroulement

• Vous devez avoir un microphone et un accès Internet haute vitesse.
• Pour profiter pleinement de nos formations en ligne et favoriser la participation et la dynamique du groupe, nous suggérons fortement l’utilisation d’une caméra.
• Nous privilégions l’usage de l’ordinateur, si disponible, mais les autres moyens technologiques sont aussi acceptés.

Biographie du formateur : Jasmin Cormier

Jasmin Cormier est un double diplômé de l’UQAM : il détient une maîtrise en histoire de l’art ainsi qu’un certificat en gestion des documents et des archives. Il a travaillé au Centre de Recherche en Imagerie Populaire et pour l’Observatoire de l’Imaginaire Contemporain en plus d’avoir été graphiste indépendant. Il utilise la plateforme de présentation PREZI depuis plusieurs années.